個人情報の取扱い

当社における個人情報の取扱いは、以下のとおりです。

※本取扱いにおける「個人情報」および「個人データ」とは、個人番号および特定個人情報を除くものをいいます。個人番号および特定個人情報の取扱いについては、「特定個人情報の取扱い」が適用されます。

個人情報の適正な取得・利用

当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段によりお客さまの個人情報を取得・利用します。

個人情報の利用目的

当社は、お客さまの個人情報(業務の受託により取得した個人情報を含みます。以下同様とします。)を以下の業務および利用目的の達成に必要な範囲で利用し、法令で定める場合を除き、目的外には利用しません。
また、当社は、お客さまにとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。
変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、当社公式ウェブサイト等に公表します。
利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときには、個人情報保護法第18条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。

(1)当社の業務内容

  1. 不動産もしくはそれに付帯する設備の管理
  2. 不動産の賃貸およびその代理業務
  3. 不動産の賃借および売買にかかる事務代行
  4. 警備に関する業務
  5. 自動車の運行管理
  6. 印刷物の発注、保管発送および物流管理等の事務代行
  7. 軽印刷および製本業務
  8. 入社選考、採用ならびに労働契約等締結
  9. 求職情報のご提供・ご案内、その他業務上必要な連絡
  10. 入社後の適正な雇用管理(福利厚生を含む)、安全衛生管理
  11. 出向、転籍等企業グループ間の人事管理
  12. 研修、教育
  13. 他のグループ会社から受託する人事・給与厚生等事務代行業務の遂行
  14. 什器、備品、事務用消耗品の購入、管理、発送および配送
  15. 文書、証票その他の書類の作成、整理、保管、発送および配送
  16. 物品販売業務
  17. 車検紹介業務
  18. その他、上記各業務に付随する業務ならびにお客さまとの取引および当社の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務

(2)上記業務における個人情報の利用目的

各業務共通
  • お客さまへのご連絡、お問い合わせ・ご意見等への対応
  • ご本人かどうかの確認
  • アフターサービスのご提供、代金収納等の事後手続き
  • 提携企業への取次、紹介
  • マーケティング調査および分析
  • 商品・サービス等の改善
  • 当社が取扱う商品・サービス、キャンペーン等のご案内
  • 経営分析のための統計資料作成および分析結果の利用
物品販売業務 商品・サービスのご提供、配送
不動産業務 物件紹介、駐車場管理
車検斡旋業務 車検斡旋案件の取次、進捗管理
その他
  • 受託業務(医療費等立替業務等)に係る契約の履行
  • 採用応募者の選考および管理
  • 当社では、法令等により守秘義務が課せられている場合を除き、ダイレクトメール、メールマガジン、電話、FAX等の手段により、お客さまにご購入・ご利用いただいていない他の商品・サービスをご案内するために、個人情報を利用する場合があります(ご案内の停止を希望される場合はお申し出ください)。

第三者への提供および第三者からの取得

  1. 当社は、上記2.に記載した利用目的の達成のため、お申込みいただいた商品の納品、サービスの提供に必要な範囲内で、お客さまが希望される商品・サービスを供給する提携企業(不動産業務における不動産の販売・賃貸・仲介業者、車検斡旋業務における自動車修理工場 等)に対して、電磁的方法等により個人情報を提供いたします。
    その他、法令に基づく場合およびSOMPOグループ各社との間で共同利用を行う場合を除き、お客さまご本人の同意なくお客さまの情報を第三者に提供することはありません。
  2. 当社は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項(いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等)について記録し、個人データを第三者から取得する場合(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます)には当該取得に関する事項(いつ、どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等)について確認・記録します。

個人データの取扱いの委託

当社は利用目的の達成に必要な範囲において、お客さまの個人データの取扱いを国内外の他の事業者に委託することがあります。お客さまの個人データの取扱いを委託する場合は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
また、外国にある事業者に委託する場合は、法令等により必要とされている要件を満たす場合に限り行います。

個人関連情報の第三者への提供

  1. 当社は、法令に定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該情報を提供しません。
  2. 当社は、法令に定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項(いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者がご本人の同意を得たか等)について確認・記録します。

個人データの共同利用

当社は、グループ各社および特定の提携先等との間で、個人データを共同して利用することがあります。
詳しくは「別紙」をご参照ください。

要配慮個人情報の取扱い

当社は、お客さまの人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪被害の事実、身体障害等の心身の障害、医師等による健康診断等の結果、医師等による指導・診療・調剤の事実等の要配慮個人情報につき、法令に定める場合を除き、ご本人の同意を得て取得するものとします。
なお、要配慮個人情報については、オプトアウト方式による第三者提供は行いません。
当社では、以下のような場合に、ご本人の同意なく要配慮個人情報を取得することがあります。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  • 公衆衛生の向上のために特に必要がある場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  • ご本人、国・地方公共団体、報道機関等により公開されている場合
  • 目視・撮影により外形上明らかな場合
  • 個人データの取扱いの受託、合併等による承継、個人データの共同利用により提供を受けた場合、第三者提供を受ける場合で提供元が本人から提供の同意を得ている場合
  • 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要がある場合(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(当社と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)。

なお、当社は、「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」((平成29個人情報保護委員会・金融庁告示第1号。以下「金融ガイドライン」)に定める「センシティブ情報(※)」については、金融ガイドラインの適用を受けるグループ会社との間で、金融ガイドラインで許容されている場合を除き、取得、利用(共同利用を含みます。)または第三者提供を行うことはありません。

(※)センシティブ情報とは、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪被害事実等の要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活(これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除きます。)に関する情報(本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第76条第1項各号もしくは個人情報保護法施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。)をいいます。

仮名加工情報の取扱い

  1. 仮名加工情報の作成
    当社は、仮名加工情報(法令に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報)を作成する場合には、以下の対応を行います。
    • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
    • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
    • 法令に基づく場合や委託、事業の承継、共同利用の場合を除き、第三者へ提供しないこと
    • 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
    • 本人への連絡等を行う目的で仮名加工情報に含まれる連絡先等の情報を利用しないこと
  2. 仮名加工情報の利用目的
    当社は、仮名加工情報の利用目的を定め,または変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、公表します。

匿名加工情報の取扱い

  1. 匿名加工情報の作成
    当社は、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。
    • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
    • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
    • 作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
    • 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
  2. 匿名加工情報の提供
    当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等および第三者提供記録の開示のご請求

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等および第三者提供記録の開示に関するご請求については、「開示等請求の手続き」に記載のお問い合わせ先までお問い合わせください。
当社は、ご請求者がご本人または代理人であることを確認させていただくとともに、当社所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として当社が定める方法のうちご本人が請求した方法により回答いたします。開示請求については、回答にあたり、当社所定の手数料をいただきます。
当社が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

※開示、訂正等の手続きの詳細については、「開示等請求の手続き」をご覧ください。

安全管理措置の実施

当社は、個人データ(「※」の項目については当社が取得し、または取得しようとしている個人情報であって、個人データとして取り扱われることが予定されているものを含む)について、漏えい、滅失またはき損の防止等に努め、以下の通り適切な安全管理措置を実施します。

基本方針の策定
  • 個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組むため基本方針を策定
個人データの取扱いにかかる規律の整備
  • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を行う場合の取扱方法を整備
組織的安全管理措置
  1. 組織体制の整備
    • 個人データの取扱いに関する責任者の設置及び責任の明確化
    • 個人データを取り扱う従業者及びその役割、当該従業者が取り扱う個人データの範囲の明確化
    • 法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備
  2. 個人データの取扱いに係る規律に従った運用
    • 個人データの取扱状況について、定期的な自己点検の実施、責任者による確認
  3. 個人データの取扱状況を確認する手段の整備
    • 個人データ管理台帳の整備
  4. 漏えい等事案に対応する体制の整備
    • 漏えい等事案に適切かつ迅速に対応するため、役職員への研修実施や対応マニュアルを整備、周知
  5. 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
    • 定期的な自己点検や責任者による確認により、個人データの取扱状況を把握、安全管理措置の見直し、改善を実施
人的安全管理措置
  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に規定
物理的安全管理措置
  • 個人データを取り扱う区域において、役職員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
  • 持ち運ぶ個人データの暗号化、パスワードによる保護等を行った上で電子媒体に保存
  • 個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等の手段を採用
技術的安全管理措置
  • 担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するためのアクセス制御
  • アクセス者の識別と認証
  • 外部からの不正アクセス等の防止※
  • 情報システムの使用に伴う漏えい等の防止※
従業者の監督
  • 定期的な自己点検や責任者による確認により、従業者の個人データの取扱状況を把握するなど個人データの安全管理が図られるよう必要かつ適切に監督

顧客情報統括管理責任者

当社における顧客情報(個人情報を含む)の統括管理責任者は以下のとおりです。
SOMPOコーポレートサービス株式会社 経営企画部担当役員

お問い合わせ窓口

当社の個人情報および匿名加工情報、仮名加工情報の取扱いに関するご質問、ご照会、苦情等は、下記連絡先にお問い合わせください。

SOMPOコーポレートサービス株式会社
代表者:代表取締役社長 渡 邉 健 司
〒160-8338 東京都新宿区西新宿1-26-1
本件に関するお問い合わせは こちら から。

【別紙:個人データの共同利用】

利用目的 利用する個人データの
項目
共同利用者の範囲 個人データ管理責任者
1 車検斡旋業務 車検斡旋業務に関する利用目的の達成に必要な項目(会員資格の確認など)を会員名簿などにより取得いたします。 損保ジャパン日本興亜社友会 SOMPOコーポレートサービス株式会社
住所、代表者名は以下のリンクをご参照ください。

https://www.sompo-cs.co.jp/company/profile.html

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